MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

POLÍTICA  A’SELLASEG INGENIERÍA S.A.S

Objetivo.

Para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, hemos establecido esta política, con la cual se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes A’sellaseg Ingeniería S.A.S ha obtenido legalmente información y datos personales.

 

Alcance.

Abarca el tratamiento de datos personales que se registran en la base de datos de empleados, proveedores, clientes y terceros (contratistas).

 

Definiciones.

Para los efectos de la presente política, las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado de acuerdo a la Ley:

· Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

·Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

·Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

·Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

·Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Recolección y tratamiento de datos personales.

 A’sellaseg Ingeniería S.A.S. puede hacer la recolección de los datos a través de diferentes medios como los son: compras por cualquier canal de A’sellaseg Ingeniería S.A.S, entrega de datos al visitar nuestras instalaciones, encuestas bien sea digitales, presenciales o telefónicas, entre otros. Los datos que sean recolectados serán tratados siempre y cuando usted nos autorice, y tales serán utilizados para la realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo de las actividades y de los servicios ofrecidos por A’sellaseg Ingeniería S.A.S, entre otros que resulten de interés para la empresa con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. Igualmente podrá referirse al ofrecimiento de nuevos productos o mejora de los existentes que puedan contribuir con el bienestar administrativo y financiero.

 

Contenido de las bases de datos.

En las bases de datos de A’sellaseg Ingeniería S.A.S se almacenan los siguientes datos:

·         Datos generales de identificación.  Nombre, apellidos, razón social, identificación, etc.

·         Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional. Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.

·         Con respecto a empleados. Datos sensibles, datos de contenido socioeconómico, sociodemográfico y epidemiológico, entre otros requeridos por la naturaleza de la relación laboral.

 

Seguridad de la información

La información que reposa en las bases de datos de A’sellaseg Ingeniería S.A.S, es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización. En ningún momento A’sellaseg Ingeniería S.A.S  entregará información de sus datos personales sin previa autorización del titular a otras compañías, se garantizará la confidencialidad y seguridad de la información, solo esta será divulgada sin autorización del titular en los casos que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

Finalidad

A’sellaseg Ingeniería S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos: clientes, proveedores, socios, empleados, actuales o pasados recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

·         Fines administrativos, gestión contable, gestión comercial, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

·         Desarrollar adecuada y eficientemente las relaciones comerciales y contractuales.

·         Lograr la comunicación eficiente y personalizada de información con trabajadores, socios, clientes y proveedores.

·         Preservar la historia laboral de sus trabajadores durante el tiempo establecido por la legislación.

 

Deberes de A’sellaseg Ingeniería S.A.S

A’sellaseg Ingeniería S.A.S siempre que requiera la autorización para el tratamiento de sus datos personales le hará saber las condiciones para el manejo de los mismos, igualmente le hará conocer sus derechos como titular para poder acceder, actualizar, corregir, rectificar y oponerse al tratamiento de su información.

 

Adicional tendrá los siguientes deberes, según el Art 17 de la Ley Estatuaria 1581 de 2012:

·         Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

·         Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

·         Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

·         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

·         Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

·         Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

·         Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

·         Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

·         Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

·         Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

·         Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

·         Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

·         Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

·         Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

·         Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Derechos del Titular.

·         Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

·         Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

·         Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

·         Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

·         Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

·         Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los Titulares deberán mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento la veracidad de la misma. A’sellaseg Ingeniería S.A.S no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada.

 

Autorización.

A’sellaseg Ingeniería S.A.S requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta.

A’sellaseg Ingeniería S.A.S., no estará en la obligación de solicitar dicha autorización salvo en los casos que por ley nos sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

Consultas.

Los Titulares podrán consultar a A’sellaseg Ingeniería S.A.S respecto a los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por A’sellaseg Ingeniería S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reclamos.

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, dejar claridad de la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tienen los datos y hechos suficientes que permiten a A’sellaseg Ingeniería S.A.S atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, A’sellaseg Ingeniería S.A.S receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 d 2013, deberá enviarse al área administrativa:

 

A’sellaseg Ingeniería S.A.S

Dirección: Cl 79 Sur No. 52-184 La Estrella-Antioquia-Colombia

Correo Electrónico: asellaseg@une.net.o

Teléfono: 448 99 39

 

Vigencia.

Esta política está vigente a partir del día 18 de octubre de 2016, es de vigencia indefinida. Podrá ser modificada en cualquier momento y por lo anterior aconsejamos a los usuarios a visitarla periódicamente en nuestra página web www.asellaseg.com.co

 

Aprobada por,

José Alejandro García Zapata

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